Privacybeleid

We hechten veel belang aan de bescherming van de persoonlijke gegevens die onze klanten of partnerinstellingen ons toevertrouwen in het kader van onze diensten. Het doel van dit Privacybeleid is om u te informeren over ons beleid met betrekking tot persoonsgegevens, en in het bijzonder over de gegevens die we verzamelen, hoe we deze verwerken, voor welke doeleinden we deze gebruiken en met wie we deze delen.

Meer specifiek beschrijft dit beleid hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken wanneer u onze websites gebruikt, wanneer u de diensten koopt en gebruikt die worden geleverd of aangeboden door COWOLIDAY, of wanneer u met ons communiceert via andere kanalen (contactformulier, hotline, sociale netwerkplatforms).

Door simpelweg gebruik te maken van een van de diensten die worden geleverd of aangeboden door COWOLIDAY (hierna "de diensten"), bevestigt u dat u dit privacybeleid in zijn geheel hebt gelezen en begrepen en dat u het accepteert.

In overeenstemming met de huidige wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens zijn wij van mening dat COWOLIDAY voor bepaalde verwerkingen en doeleinden optreedt als verantwoordelijke voor de verwerking.

Persoonsgegevens (hierna te noemen "Gegevens" of "Persoonsgegevens") betekent "elke informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, direct of indirect, in het bijzonder door verwijzing naar een identificator, zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator, of naar een of meer factoren die specifiek zijn voor zijn of haar fysieke, fysiologische, genetische, mentale, economische, culturele of sociale identiteit".

Gegevensverwerking (hierna "Verwerking" of "Gegevensverwerking") betekent "elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, beperken, wissen of vernietigen van gegevens".

Informatie die we verzamelen

Wij verklaren dat Persoonlijke Gegevens eerlijk en rechtmatig zijn verzameld, voor gespecificeerde, expliciete en legitieme doeleinden.

Verzamelen van Persoonsgegevens van consumenten

Als onderdeel van de reserveringen die de klanten maken via de Secureholiday Reservation Interface die wij gebruiken, verzamelen wij Persoonsgegevens van hen op het moment van hun reservering en sturen deze vervolgens door naar de Instelling (via zijn PMS-managementsoftware als een PMS-gateway is geïnstalleerd) via een technisch middel dat hij - de Instelling - bepaalt en waarvoor hij verantwoordelijk is, in het bijzonder met betrekking tot de veiligheid en beveiliging van de Persoonsgegevens. Vervolgens worden deze Persoonsgegevens opgeslagen in de database van het Secureholiday-systeem van SAS CTOUTVERT. De verzamelde Gegevens zijn de voor- en achternaam van de klanten, hun geboortedatum, hun adres (straat, postcode, stad, land), hun telefoonnummer, hun e-mailadres, de plaats en de data van hun boekingen.

Als onderdeel van het contactformulier dat klanten invullen via de website cowoliday.com, verzamelen we de verstrekte Persoonsgegevens. Vervolgens sturen we deze Persoonsgegevens per e-mail naar contact@cowoliday.com, die we vervolgens hosten in de database van het COWOLIDAY-systeem. De verzamelde Gegevens zijn de voor- en achternaam van de klanten, de naam van hun bedrijf, hun telefoonnummers en hun e-mailadressen.

In het kader van het formulier om toe te treden tot het netwerk, dat wordt ingevuld door de bedrijven die partner willen worden, via de website cowoliday.com, verzamelen we de ingevulde Persoonsgegevens. Vervolgens sturen we deze Persoonsgegevens per e-mail naar contact@cowoliday.com, die we vervolgens hosten in de database van het COWOLIDAY-systeem. De verzamelde Gegevens zijn de naam van de vestiging, het adressen, de voor- en achternaam van de manager(s), het telefoonnummer en e-mailadres.

In het kader van de inschrijving voor de nieuwsbrieven, die door de klanten worden ingevuld via de website cowoliday.com of een andere digitale of papieren ondersteuning, verzamelen we de e-mailadressen, die we vervolgens opslaan in de database van het COWOLIDAY-systeem.

Als onderdeel van de "Cowoliday"-toepassing die aan klanten wordt verstrekt, vullen zij hun profielen van collega's in, waarin zij hun e-mailadressen, hun taalkeuze, hun beroep, de naam van hun bedrijf en later ook hun mening als consument invoeren. Klanten kunnen ervoor kiezen om al dan niet een foto op te nemen in hun profielen van collega's. Wij integreren deze Persoonsgegevens vervolgens in de database van het COWOLIDAY-systeem.

Verzamelen van Persoonsgegevens van partnerbedrijven

In het kader van partnerschappen met Vestigingen verzamelen wij Persoonsgegevens van de Vestigingen, voornamelijk op het moment dat de zakelijke relatie wordt aangegaan. De verzamelde Gegevens omvatten de naam van hun Vestigingen, hun adressen, hun bedrijfsnamen, hun telefoonnummers, de adressen van hun websites, hun intracommunautaire BTW-nummers, hun e-mailadressen, evenals de voor- en achternamen van de managers van hun Vestigingen of de personen die het contract ondertekenen.

Hoe we de verzamelde informatie gebruiken

Verwerking van persoonsgegevens van consumenten

Wij verwerken Persoonsgegevens uitsluitend met als doel het leveren van de Diensten aan de Vestiging en in het bijzonder voor de volgende doeleinden:

Verwerking van reserveringen van klanten en beheer van de Coworking Service
Latere commerciële communicatie voor soortgelijke producten of diensten
Statistische studies
Profileringsdoeleinden

In dit opzicht mogen Persoonsgegevens niet het onderwerp zijn van enige andere bewerking dan die voorzien in deze bepalingen.

Verwerking van Persoonsgegevens van partnerinstellingen

Wij verwerken Persoonsgegevens voor behoeften die verband houden met de uitvoering van het partnerschap tussen de partijen en met wettelijke vereisten, in het bijzonder voor de volgende doeleinden:

Het verwerken van Serviceorders van klanten
Om te voldoen aan de wettelijke vereisten die voortvloeien uit de wet van 21 juni 2004 met betrekking tot het bewaren van gegevens van Uitgevers.

We kunnen de hierboven beschreven informatie, met inbegrip van gegevens met betrekking tot consumentenklanten en gegevens met betrekking tot partnerbedrijven, ook voor de volgende doeleinden gebruiken:

Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen (inclusief fraudepreventie, anti-witwas en sanctiescreening). Dit kan inhouden dat de aan ons verstrekte informatie wordt vergeleken met Gegevens uit andere bronnen.
Afdwingen van een contract tussen u en ons met betrekking tot ons partnerschap.
Al onze partners op de hoogte stellen van wijzigingen in onze services of in onze voorwaarden en beleidsregels
De ervaring en kwaliteit van de service verbeteren

Informatie die we delen

We kunnen Persoonsgegevens delen met serviceproviders die we gebruiken voor de Services voor hoofdzakelijk technische doeleinden, waaronder de host van onze servers (Microsoft Azure). Wanneer serviceproviders betrokken zijn bij de Services die worden geleverd of aangeboden door COWOLIDAY, worden alle maatregelen genomen om een hoog beveiligingsniveau te garanderen voor de bescherming van Persoonsgegevens en worden alle Verwerkingen uitgevoerd in overeenstemming met onze instructies. Zij mogen onder geen enkele omstandigheid de Persoonsgegevens die aan hen zijn doorgegeven anders gebruiken dan uitdrukkelijk is vereist, noch de Persoonsgegevens van COWOLIDAY's partnervestigingen of consumenten die via Secureholiday boeken aan derden bekendmaken. In het bijzonder zijn technische dienstverleners niet gemachtigd om uw gegevens te gebruiken voor commerciële prospectie in hun naam.

In elk geval zijn de enige andere gelegenheden waarbij Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan een derde partij de volgende:

We hebben uw voorafgaande toestemming om dit te doen
De informatie wordt verwerkt via een vertrouwde commerciële partner in overeenstemming met het Vertrouwelijkheidshandvest, het respect voor privacy en beveiligingsniveaus, op basis van het contract dat is gesloten tussen de genoemde commerciële partner en de Instelling.
We maken gebruik van externe dienstverleners voor technische uitbesteding
We beschikken over geaggregeerde gegevens, die de betrokkenen niet persoonlijk identificeren, om te gebruiken voor segmentatie, statistische modellering, algemene studies of trendanalyses.
We zijn verplicht Persoonsgegevens bekend te maken of te communiceren om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om onze verkoopvoorwaarden en andere overeenkomsten af te dwingen en om onze rechten, eigendommen of veiligheid, die van onze klanten of anderen te beschermen. Dit omvat het uitwisselen van informatie met andere bedrijven of organisaties om fraude te voorkomen en kredietrisico's te verminderen.

Bewaren van Persoonsgegevens

Wij bewaren Persoonsgegevens zo lang als nodig is om de bovenstaande doelen na te streven en te bereiken op de aangegeven manier en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

Nauwkeurigheid van informatie

Wij streven ernaar te garanderen dat de Persoonsgegevens die wij bewaren accuraat, actueel en volledig zijn. Wij zullen tijdig reageren op verzoeken van klanten om onjuiste informatie te corrigeren. Bijgevolg heeft elke persoon over wie wij Persoonsgegevens bewaren de mogelijkheid om ons dit te laten weten.

Beveiliging

Wij hebben een aantal technische en organisatorische maatregelen getroffen om de veiligheid en bescherming van de Persoonsgegevens die wij verwerken te waarborgen. Als Persoonsgegevens echter via een internetcommunicatiemiddel naar ons worden verzonden, kunnen wij niet garanderen dat deze gegevens volledig veilig zijn.

Overdrachten buiten de EER

De Persoonsgegevens die wij verwerken worden uitsluitend gehost in de Europese Unie en wij geven geen Persoonsgegevens door buiten de Europese Unie.

Uw rechten en voorkeuren

Op elk moment en in overeenstemming met de huidige wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, hebt u het recht op toegang tot, rectificatie en verwijdering van uw gegevens, evenals de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens, door een verzoek per post te sturen naar het volgende adres: COWOLIDAY 10 Place Alfonse Jourdain 31000 Toulouse (Frankrijk) E-mailadres: cnil@cowoliday.com

U hebt ook de mogelijkheid om op elk gewenst moment een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, de CNIL.

Wij herinneren u eraan dat als u een van deze rechten uitoefent, wij u mogelijk niet langer alle of een deel van de Diensten kunnen leveren.

Updates

Dit beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. Om u op de hoogte te houden van eventuele wijzigingen, nodigen wij u uit ons Beleid regelmatig te raadplegen.

Laatst bijgewerkt op: 09/03/2023