Politique de confidentialité

Nous attachons une grande importance à la préservation des données à caractère personnel confiées par nos clients ou établissements partenaires dans le cadre de nos Services. La présente Charte de confidentialité vise à vous informer sur notre politique en matière de données à caractère personnel, et notamment eu égard aux données que nous collectons, la manière dont nous les traitons, pour quelles finalités nous les utilisons et avec qui nous les partageons.
Plus précisément, cette Charte décrit la façon dont nous utilisons vos données à caractère personnel lorsque vous utilisez nos sites internet, lors de l’achat et de l’utilisation des Services fournis ou proposés par COWOLIDAY, ou lorsque vous interagissez avec nous via d’autres canaux (formulaire de contact, hotline, plateformes de réseaux sociaux).

Par le simple fait d'utiliser l'un des services fournis ou proposés par COWOLIDAY (ci-après « les Services »), vous confirmez que vous avez lu et compris la présente Charte de confidentialité dans son intégralité et que vous l'acceptez.
Conformément à la législation en vigueur en matière de protection des données personnelles, nous considérons que COWOLIDAY agit pour certains traitements et finalités, en qualité de responsable de Traitement.
Il est rappelé qu’une donnée personnelle (ci-après « Données » ou « Données Personnelles ») désigne « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ».
Un traitement de données (ci-après « Traitement » ou « Traitement de Données ») désigne « toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction ».

Informations que nous collectons

Nous déclarons que les Données Personnelles collectées l’ont été de manière loyale et licite, pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.

• Collecte des Données Personnelles des clients consommateurs

Dans le cadre des réservations réalisées par les clients, via l’Interface de Réservation Secureholiday que nous utilisons, nous collectons des Données Personnelles auprès d’eux au moment de leur réservation et les transmettons ensuite à l’Etablissement (via son logiciel de gestion PMS si une passerelle PMS est installée) via un moyen technique qu’il -l’Etablissement- détermine et dont il est responsable, notamment au regard de la sûreté et sécurité des Données Personnelles. Nous hébergeons ensuite ces Données Personnelles dans la base de données du système Secureholiday, de la SAS CTOUTVERT. Les Données collectées sont les noms et prénoms des clients, leurs dates de naissance, leurs adresses (voie, code postal, ville, pays), leurs numéros de téléphone, leurs adresses email, le lieu et les dates de leurs réservations.
Dans le cadre du formulaire de contact, rempli par les clients, via le site cowoliday.com, nous collectons les Données Personnelles renseignées. Nous envoyons ensuite ces Données Personnelles par email à contact@cowoliday.com, que nous hébergeons ensuite dans la base de données du système COWOLIDAY. Les Données collectées sont les noms et prénoms des clients, le nom de leurs entreprises, leurs numéros de téléphone et leurs adresses email.
Dans le cadre du formulaire permettant de rejoindre le réseau, rempli par les établissements souhaitant devenir partenaires, via le site cowoliday.com, nous collectons les Données Personnelles renseignées. Nous envoyons ensuite ces Données Personnelles par email à contact@cowoliday.com, que nous hébergeons ensuite dans la base de données du système COWOLIDAY. Les Données collectées sont le nom de leurs établissements, leurs adresses, le nom et prénom de leurs responsables, leurs numéros de téléphone et leurs adresses email.
Dans le cadre de l’inscription aux newsletters, rempli par les clients, via site cowoliday.com, ou tout autre support digital ou papier, nous collectons leurs adresses email que nous hébergeons ensuite dans la base de données du système COWOLIDAY.
Dans le cadre de l’application « Cowoliday » fournit aux clients, ces derniers vont remplir leurs profils de coworker où ils vont renseigner, leurs adresses email, leurs choix de langue, leurs métiers, le nom de leurs entreprises mais aussi, a posteriori, leurs avis consommateurs. Les clients pourront choisir d'intégrer ou non une photo à leurs profils de coworker. Nous intégrons ensuite ces Données Personnelles dans la base de données du système COWOLIDAY.

• Collecte des Données Personnelles des Etablissements partenaires

Dans le cadre des partenariats avec les Etablissements, nous collectons des Données Personnelles auprès des Etablissements, essentiellement au moment de la contractualisation des relations commerciales. Les Données collectées sont notamment, le nom de leurs Etablissements, leurs adresses, leurs dénominations sociales, leurs numéros de téléphone, les adresses de leurs sites web, leurs numéros de TVA intracommunautaire, leurs adresses emails, ainsi que le nom et prénom des gestionnaires de leurs Etablissements ou des personnes signataires.

Comment nous utilisons les informations que nous collectons

• Traitements des Données Personnelles des clients consommateurs

Nous procédons à un Traitement de Données Personnelles pour les seuls besoins de l’exécution des Services au profit de l’Etablissement et notamment dans le cadre des finalités suivantes :

• Finalité de Traitement des Réservations clients et de gestion du Service de Coworking
• Finalité de communication commerciale ultérieure, pour des produits ou services analogues
• Finalité de réalisation d’études statistiques
• Finalité de profilage

Les Données Personnelles ne pourront, à ce titre, faire l’objet d’aucune opération, autres que celles prévues aux présentes dispositions.

• Traitements des Données Personnelles des Etablissements partenaires

Nous procédons à un Traitement de Données Personnelles pour des besoins qui tiennent à l’exécution du partenariat entre les parties et à des exigences légales, notamment dans le cadre des finalités suivantes :

• Finalité de Traitement des Commandes des Services par les clients
• Finalité de satisfaction aux exigences légales issues de la loi du 21 juin 2004 en termes de conservation des données des Editeurs

Nous pouvons également utiliser les informations détaillées précédemment, incluant toutes Données relatives aux clients consommateurs et toutes Données relatives aux Etablissements partenaires, aux fins suivantes :

• Respecter nos obligations légales et réglementaires (y compris sur la prévention de la fraude, la lutte contre le blanchiment d'argent et le filtrage des sanctions). Ceci peut inclure la vérification des informations qui nous sont transmises par rapport aux Données provenant d'autres sources.
• Faire appliquer tout contrat conclu entre vous et nous portant sur notre partenariat
• Avertir l’ensemble de nos partenaires des modifications apportées à nos Services ou à nos conditions et politiques
• Améliorer l'expérience et la qualité de service

Informations que nous partageons

Nous pouvons être amenés à partager des Données Personnelles avec des sociétés prestataires de services auxquelles nous faisons appel dans le cadre des Services à des fins essentiellement techniques, et parmi lesquels se trouve l’hébergeur de nos serveurs (Microsoft Azure). Quand des prestataires de services interviennent dans le cadre des Services fournis ou proposés par COWOLIDAY, toutes les mesures sont prises afin d’assurer un niveau de sécurité élevé de protection des Données Personnelles et tout Traitement est fait selon nos directives. Ils ne peuvent, en aucun cas, faire une autre utilisation des Données Personnelles qui leur sont transmises que celle expressément exigée, ni divulguer à tout autre tiers les Données Personnelles concernant les Etablissements partenaires de COWOLIDAY ou les consommateurs clients réservant via Secureholiday. Les prestataires techniques ne sont notamment pas autorisés à utiliser vos données à des fins de prospection commerciale pour leurs comptes.
Dans tous les cas, les seules autres occasions où des Données Personnelles peuvent être transmises à un tiers sont les suivantes :

• Nous avons obtenu votre consentement à cet effet au préalable
• Les informations sont traitées via un partenaire commercial de confiance en conformité avec la Charte de confidentialité, le respect de la vie privée et les niveaux de sécurité, sur la base du contrat conclu entre ledit partenaire commercial et l’Etablissement
• Nous faisons appel à des sociétés tierces prestataires de service, dans un but de sous-traitance technique
• Nous avons regroupé des données, ne permettant pas d’identifier personnellement les personnes concernées, qui seront utilisées à des fins de segmentation, de modélisation statistique, d'études générales ou d'analyse de tendances
• Nous avons le devoir de divulguer ou de communiquer des Données Personnelles afin de respecter nos obligations légales, de faire appliquer nos conditions de vente et autres accords, et de protéger nos droits, notre propriété ou notre sécurité, celle de nos clients ou d'autres. Ceci inclut l'échange d'informations avec d'autres sociétés ou organismes dans le but de prévenir la fraude et de réduire le risque lié au crédit.

Conservation des informations à caractère personnel

Nous conservons les Données Personnelles aussi longtemps qu’il est nécessaire pour poursuivre et réaliser les finalités ci-dessus de la manière indiquée et respecter nos obligations légales.

Exactitude des informations

Nous nous efforçons de veiller à ce que les Données Personnelles détenues soient exactes, actuelles et complètes. Nous répondons aux demandes de nos clients souhaitant rectifier des informations inexactes en temps opportun. Par conséquent, toute personne sur laquelle nous détenons des Données Personnelles a la possibilité de nous le faire savoir.

Sécurité

Nous avons mis en place plusieurs mesures techniques et organisationnelles visant à assurer la sécurité et la protection des Données Personnelles traitées. Néanmoins, si les Données Personnelles nous sont transmises via un moyen de communication fonctionnant avec Internet, nous ne pouvons garantir que ces Données soient parfaitement sécurisées.

Transferts hors EEE

Les données personnelles que nous traitons sont exclusivement hébergées dans l’Union Européenne et nous ne procédons à aucun transfert de Données Personnelles en dehors de l’Union Européenne.

Vos droits et préférences

À tout moment et ce conformément à la législation en vigueur en matière de protection des données personnelles, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et de suppression, ainsi que de la possibilité de vous opposer au traitement de vos données, en formulant votre demande par courrier à l’adresse : COWOLIDAY 10 Place Alfonse Jourdain 31000 Toulouse (France) Adresse email : cnil@cowoliday.com
Vous disposez également de la possibilité d’introduire à tout moment une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente à savoir la CNIL.
Il vous est rappelé qu’en cas d’exercice de l’un de ces droits, il se peut que nous ne puissions plus être en mesure de vous fournir tout ou partie des Services.

Mise à jour

La présente Politique en matière de protection des Données Personnelles pourra faire l’objet de modifications et ce sans préavis. Afin de vous tenir informé des modifications opérées, nous vous invitons à consulter régulièrement notre Politique.

Mise à jour : 09/03/2023